Informativa privacy: richieste di contatto, richiamate, chiamate ed email commerciali

Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dell'art. 130 del D.Lgs. 196/2003 (Codice privacy). Versione 1.2 · adottata dal titolare il 20/10/2026, in attesa di revisione del legale · sostituisce la versione 1.1 del 19/10/2026.

Questa informativa spiega come trattiamo i tuoi dati quando ci chiedi informazioni, una demo o un preventivo su i nostri servizi con un modulo del nostro sito o di Facebook e Instagram, quando ti richiamiamo e quando ci autorizzi a contattarti per telefono o via email per proposte commerciali.

In breve

Il titolare è FENIX S.R.L. (Roma). Contatto privacy: support@byfenix.it.
Usiamo i tuoi dati per rispondere alla richiesta. Le chiamate e le email commerciali richiedono un consenso separato e facoltativo.
Se hai dato il consenso alle chiamate, di solito ti richiama entro pochi minuti un assistente vocale basato sull'intelligenza artificiale, che lo dice subito, verifica che sia tu e ti propone un appuntamento con un nostro consulente. Puoi chiedere una persona o di non essere più chiamato.
Mandiamo dati alle piattaforme pubblicitarie (Meta, Google, LinkedIn) solo se l'hai accettato nel banner dei cookie, e solo in forma cifrata.
Puoi revocare tutto in ogni momento, gratis.

1. Chi è il titolare del trattamento

FENIX S.R.L. («Fenix», «noi»), società con unico socio, con sede legale in Via Casilina - Porta Maggiore 3, 00182 Roma (RM), Italia, codice fiscale e partita IVA 03097500601, iscritta al Registro delle Imprese di Roma, REA RM-1775511, PEC fenix_software_labs@legalmail.it, sito www.fenixsoftwarelabs.com, in persona dell'Amministratore Unico e legale rappresentante Santo Baldassarre.

Per domande sulla privacy o per esercitare i tuoi diritti scrivi a support@byfenix.it (oggetto «Privacy»); per comunicazioni formali puoi usare la PEC.

Fenix non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO): la valutazione prevista dall'art. 37 GDPR è documentata nel registro dei trattamenti e viene ripetuta quando l'attività cambia.

2. A chi si rivolge

I servizi a cui si riferisce questa informativa sono rivolti a imprese e professionisti. Nel modulo del nostro sito ti chiediamo la partita IVA oppure di dichiarare che agisci come impresa o professionista: senza, il modulo non si invia. Se compili un modulo su Facebook o Instagram senza questa dichiarazione rispondiamo comunque alla tua richiesta, ma non ti chiamiamo con l'assistente vocale e non ti proponiamo un contratto.

3. Quali dati trattiamo

Dati che ci dai tu: nome e cognome, telefono, email, azienda o attività, partita IVA (o la dichiarazione che agisci come impresa o professionista), ruolo, messaggio.
Da dove arrivi: pagina e sito del modulo, campagna pubblicitaria e parametri del link (per esempio utm_source), codice del venditore che ti ha indicato il sito. Gli identificativi di clic delle piattaforme (per esempio fbclid o gclid) li conserviamo solo se hai accettato i cookie pubblicitari di quella piattaforma.
Prova delle tue scelte: per ogni consenso conserviamo il testo esatto che hai visto, l'impronta dei testi del modulo, la versione di questa informativa, data e ora, la pagina, il tipo di browser (abbreviato) e l'indirizzo IP solo come impronta calcolata con una chiave segreta. Per l'email conserviamo anche la conferma dal link. Per i cookie pubblicitari, la scelta che hai fatto nel banner (piattaforme accettate, data e versione).
Punteggio interno: un numero da 0 a 100 calcolato solo con i dati del modulo per decidere a chi rispondere prima. Non usiamo dati presi da altre fonti.
Chiamate: data, ora, durata, numero chiamante, esito, eventuale appuntamento, le tue richieste (per esempio «non chiamatemi più») e la prova che l'assistente ti ha detto di essere un'intelligenza artificiale. Durante la chiamata con l'assistente la tua voce viene elaborata in tempo reale da sistemi di riconoscimento e sintesi vocale e da un modello linguistico, per capire e rispondere. Oggi queste chiamate non vengono registrate e il testo della conversazione non viene conservato; se un giorno lo faremo te lo diremo all'inizio di ogni chiamata e aggiorneremo questa informativa.
Moduli di Facebook e Instagram: i dati che inserisci nel modulo dell'inserzione (di solito nome, email, telefono e le risposte), le caselle che spunti, il testo delle caselle, l'inserzione, il modulo e l'ora.

Non acquistiamo né noleggiamo elenchi di contatti e non raccogliamo dati da internet. Non chiediamo e non vogliamo dati sulla salute o altri dati particolari.

4. Perché li trattiamo e su quale base giuridica

Finalità	Base giuridica	Obbligatorio?
A. Rispondere alla tua richiesta (informazioni, demo, preventivo) via email o con una telefonata di un nostro incaricato, anche all'orario che prenoti tu; avvisarti per email se ti richiameremo più tardi o dell'appuntamento prenotato	Misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR)	Sì, senza non possiamo risponderti
B. Chiamate commerciali su i nostri servizi al numero che ci hai dato: la richiamata dell'assistente vocale automatico basato sull'intelligenza artificiale subito dopo la richiesta, l'appuntamento con un nostro consulente e la sua chiamata, e altre proposte su i nostri servizi da un operatore o dall'assistente	Il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR). Per l'assistente vocale automatico il consenso è richiesto anche dall'art. 130, comma 1, Codice privacy	No, facoltativo
C. Email commerciali: offerte, novità e inviti su i nostri servizi	Il tuo consenso, confermato dal link che ti inviamo (art. 6.1.a GDPR; art. 130, commi 1 e 2, Codice privacy)	No, facoltativo
D. Misurare le nostre inserzioni inviando alle piattaforme pubblicitarie l'evento «richiesta di contatto», a Meta anche la prenotazione di un appuntamento se prenoti tu l'orario, e, se diventi cliente, «acquisto» (§7)	Il tuo consenso dato nel banner dei cookie, per ciascuna piattaforma (art. 6.1.a GDPR; art. 122 Codice privacy)	No, facoltativo
E. Organizzare il lavoro commerciale: attribuire la richiesta alla campagna o al venditore, assegnare l'appuntamento al consulente libero, calcolare le provvigioni, statistiche interne, punteggio interno	Legittimo interesse a gestire in modo ordinato le attività commerciali (art. 6.1.f)	—
F. Rispettare la tua opposizione e il Registro pubblico delle opposizioni: lista di numeri ed email da non contattare, verifiche sul Registro	Obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR; L. 5/2018) e legittimo interesse a non contattarti per errore (art. 6.1.f)	—
G. Sicurezza: limiti agli invii, campi antispam, gettone contro i programmi automatici, verifica dei siti che possono usare il modulo	Legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f)	—
H. Dimostrare i consensi e difenderci in giudizio o davanti alle autorità	Obbligo di dimostrare il consenso (art. 7.1 GDPR), legittimo interesse (art. 6.1.f) e obblighi di legge (art. 6.1.c)	—

I consensi B, C e D sono separati, facoltativi e mai preselezionati: puoi inviare la richiesta anche senza darli e non ottieni vantaggi se li dai. Per il legittimo interesse (E, G, H) abbiamo fatto una valutazione scritta: puoi chiederne una sintesi e opporti (§13).

5. Che cosa succede dopo l'invio del modulo

Registriamo la richiesta e le tue scelte. Se ci hai dato un'email ti mandiamo un riepilogo di ciò che hai scelto, con il link per cambiare idea.
Se hai dato il consenso B, il tuo nome, il numero e la prova del consenso passano alla nostra piattaforma di chiamate (Call Center AI, un nostro prodotto) e l'assistente vocale ti richiama, di solito entro 5 minuti, solo dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 20 e il sabato dalle 10 alle 19 (dalle 10 alle 19 anche nei giorni prima di una festività), mai la domenica e nei festivi. Fuori da questi orari ti chiama all'apertura successiva e ti avvisiamo per email dell'orario previsto.
Se non rispondi l'assistente riprova al massimo altre due volte (dopo circa 5 minuti e il giorno lavorativo successivo), sempre negli stessi orari. Questa richiamata avviene solo entro 7 giorni dalla richiesta.
Se vuoi, l'assistente fissa un appuntamento con un nostro consulente in uno degli orari liberi che ti propone. Il consulente (un nostro incaricato o una società che lavora per noi) ti chiama all'orario scelto.
Su alcuni siti, subito dopo l'invio puoi scegliere tu l'orario in cui ti chiamerà un nostro consulente. Ti mandiamo un'email di conferma con un link per spostare o annullare l'appuntamento; all'orario scelto ti chiama il consulente e l'assistente vocale non ti chiama. La prenotazione è una tua richiesta: la chiamata del consulente all'orario che hai scelto fa parte della risposta alla richiesta (finalità A) e non richiede il consenso B.
Se non hai dato il consenso B e non hai prenotato, ti risponde per email o al telefono una persona, solo per la richiesta che hai fatto.

6. Chiamate con assistente vocale basato sull'intelligenza artificiale

All'inizio della chiamata l'assistente ti dice che è un sistema di intelligenza artificiale, che chiama per conto di Fenix S.r.l., perché ti chiama (la richiesta che hai fatto e il consenso che hai dato, con la data) e se la chiamata è registrata (Regolamento (UE) 2024/1689, art. 50).
Ti chiede di confermare il tuo nome: se il numero non è tuo o non hai chiesto nulla, chiude la chiamata e non richiamiamo più quel numero.
Puoi chiedere in ogni momento di parlare con una persona (ti richiama un operatore), di essere richiamato più tardi o di non essere più chiamato: la richiesta viene registrata e rispettata subito.
Se dici che non ti interessa, non ti richiamiamo per la stessa richiesta e per almeno 6 mesi non ti includiamo in nuove campagne telefoniche, salvo una nuova richiesta fatta da te.
L'assistente non prende decisioni che producono effetti giuridici su di te (art. 22 GDPR), non chiede dati di pagamento e non conclude contratti: un'offerta o un contratto passano sempre da una persona.
Il testo della casella che hai accettato nomina l'assistente vocale: i consensi raccolti con testi che parlano solo di operatori non vengono usati per le chiamate automatiche.

7. Pubblicità e misurazione delle inserzioni

Sulle nostre pagine i pixel delle piattaforme pubblicitarie (Meta, Google, LinkedIn) si attivano solo se li accetti nel banner, piattaforma per piattaforma. I dettagli sono nella cookie policy del sito.
Se hai accettato la misurazione per una piattaforma, i nostri server le inviano l'evento «richiesta di contatto», a Meta anche la prenotazione di un appuntamento se scegli tu l'orario sul sito, e l'evento «acquisto» (con importo e valuta) se diventi cliente entro 90 giorni, insieme a email e telefono trasformati con una funzione di hash (SHA-256), al tipo di browser, ai cookie della piattaforma e all'identificativo del clic. La piattaforma li usa per riconoscere se la richiesta viene da una sua inserzione. L'hash non rende i dati anonimi: per la piattaforma restano dati personali.
Per questi invii: Meta Platforms Ireland Limited tratta email e telefono per nostro conto (responsabile) per il confronto e la misurazione, ed è contitolare con noi per i dati sugli eventi raccolti dal sito, secondo le condizioni degli strumenti di business di Meta e il relativo accordo di contitolarità (contenuto essenziale disponibile su richiesta e su www.facebook.com/legal/controller_addendum); Google e LinkedIn ricevono i dati secondo i rispettivi termini per i dati delle conversioni. Dopo averli ricevuti, le piattaforme li trattano anche come titolari autonomi secondo le proprie informative.
Se hai compilato un modulo dentro Facebook o Instagram non mandiamo eventi di misurazione a nessuna piattaforma.
Puoi cambiare le scelte in ogni momento dal link «Preferenze cookie» in fondo alla pagina. Il banner salva la scelta nel tuo browser: a noi arriva solo in due modi, cioè se la cambi sulla stessa pagina entro 24 ore dall'invio del modulo (il modulo ci manda la nuova scelta) oppure con un nuovo invio del modulo. La scelta che ci arriva vale per tutti gli invii successivi, compresi quelli non ancora partiti; con la revoca non inviamo più eventi che ti riguardano. Se cambi idea più tardi o da un altro dispositivo, scrivici (§13) oppure usa il link «Non contattarmi più», che ferma anche questi invii.

8. Moduli contatti su Facebook e Instagram

Se compili un modulo dentro un'inserzione, i dati sono raccolti da Meta Platforms Ireland Limited e trasmessi a noi. Per noi valgono le stesse regole di questa informativa: risposta alla richiesta (A) e, solo se spunti le caselle, chiamate (B) ed email (C). Usiamo il tuo consenso alle chiamate solo se hai spuntato la casella dedicata del modulo. Per come Meta usa i dati di Facebook e Instagram vale anche l'informativa di Meta (www.facebook.com/privacy/policy).

9. Registro pubblico delle opposizioni

Il consenso che ci dai nel modulo è rivolto a Fenix in modo specifico: per la legge resta valido anche se il tuo numero era già iscritto al Registro pubblico delle opposizioni (L. 5/2018, art. 1, comma 6). Se ti iscrivi dopo averci dato il consenso, l'iscrizione lo revoca. Per questo consultiamo il Registro almeno una volta al mese e prima di ogni campagna e non chiamiamo i numeri che risultano iscritti dopo il consenso; la sola richiamata che hai chiesto, entro 7 giorni, avviene senza attendere la consultazione mensile.

10. Chi può vedere i dati

Il personale di Fenix autorizzato alle attività commerciali.
Il consulente che riceve l'appuntamento e il venditore che ti ha segnalato il servizio (se arrivi dal suo link): vedono solo i contatti assegnati a loro. Se è una persona fisica è autorizzato al trattamento con istruzioni scritte (art. 29 GDPR, art. 2-quaterdecies Codice privacy); se è una società è nominata responsabile del trattamento (art. 28 GDPR).
I fornitori che ci aiutano, nominati responsabili del trattamento: hosting dei server (Hostinger, data center nell'Unione europea), posta elettronica (Zoho, data center nell'Unione europea), copie di sicurezza cifrate (Amazon Web Services, regione di Francoforte), pagamenti (Stripe, se diventi cliente) e, per le chiamate, i fornitori della nostra piattaforma Call Center AI: linee telefoniche (DIDWW, Twilio), riconoscimento e sintesi vocale (ElevenLabs), modelli linguistici tramite OpenRouter e i fornitori che esegue, OpenAI solo come riserva.
Le piattaforme pubblicitarie, solo con il consenso D (§7).
Autorità pubbliche, solo quando la legge lo impone.

Non vendiamo né cediamo i tuoi dati a terzi per loro finalità di marketing. L'elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta.

11. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

I nostri database sono nell'Unione europea. Alcuni fornitori (in particolare quelli di voce e modelli linguistici delle chiamate, e le piattaforme pubblicitarie) possono trattare dati negli Stati Uniti o in altri paesi fuori dall'UE: il trasferimento avviene con la decisione di adeguatezza UE-USA («Data Privacy Framework») per le società certificate oppure con le clausole contrattuali tipo della Commissione europea (art. 46 GDPR). Puoi chiederci copia delle garanzie al contatto privacy.

12. Per quanto tempo conserviamo i dati

Dato	Conservazione
Richiesta senza consensi commerciali, che non diventa un contratto	180 giorni dall'ultimo contatto, poi nome, recapiti e messaggio vengono cancellati
Richiesta con consenso B o C, che non diventa un contratto	12 mesi dalla raccolta, salvo revoca prima
Richiesta che diventa un contratto	Passa alla gestione clienti: 10 anni per i documenti contabili e fiscali (art. 2220 c.c.)
Consenso email non confermato	Scade dopo 7 giorni
Richiamata dell'assistente	Solo entro 7 giorni dalla richiesta; nella piattaforma delle chiamate numero e nome cifrati restano al massimo 30 giorni dopo l'ultima chiamata
Prova minima dei consensi, delle revoche e delle verifiche sul Registro (impronte, testi, versioni, date, senza recapiti in chiaro)	5 anni dalla fine del trattamento, solo per dimostrare di aver agito correttamente
Lista di opposizione	Solo un'impronta del numero o dell'email, per tutto il tempo in cui facciamo attività commerciale, per non contattarti di nuovo
Eventi inviati alle piattaforme	Da noi: solo identificativi tecnici, senza recapiti, per 24 mesi. Presso le piattaforme: secondo le loro regole
Testo delle email che ti inviamo	Cancellato appena l'email è consegnata; restano per 90 giorni destinatario, data ed esito
Copie di sicurezza	I dati cancellati possono restare nelle copie cifrate fino alla loro scadenza (circa 120 giorni per la copia esterna, 6 mesi per le copie mensili e di rilascio), senza essere usati se non per un ripristino

13. Come revocare i consensi e opporti

Puoi revocare i consensi e opporti alle comunicazioni commerciali in ogni momento e gratuitamente:

con il link «Non contattarmi più» presente nelle nostre email (anche nel riepilogo che ricevi dopo il modulo);
dicendolo durante una chiamata, anche all'assistente vocale;
per i cookie e la misurazione pubblicitaria, dal link «Preferenze cookie»;
scrivendo a support@byfenix.it (oggetto «Privacy») o alla PEC fenix_software_labs@legalmail.it.

La revoca non rende illecito quello che abbiamo fatto prima. Con «Non contattarmi più» ti opponi a ogni contatto commerciale di Fenix, per telefono (con operatore o assistente) e via email, per tutti i nostri servizi; se preferisci puoi opporti a un solo canale, o solo all'assistente automatico, scrivendoci (art. 21 GDPR).

14. I tuoi diritti

Puoi chiederci di accedere ai tuoi dati (art. 15), correggerli (art. 16), cancellarli (art. 17), limitarne il trattamento (art. 18), riceverli in formato strutturato (art. 20) e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (art. 21). Rispondiamo entro un mese. Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità del paese UE in cui vivi o lavori.

15. Cookie

Il modulo di contatto (lo script fornito dalla nostra piattaforma) non installa cookie. Il sito che lo ospita usa i cookie descritti nella sua cookie policy; per callcenter-ai.byfenix.it è la pagina «Cookie policy» collegata in fondo al sito.

16. Modifiche

Pubblichiamo ogni nuova versione a questo indirizzo con data e numero di versione. Per ogni consenso conserviamo la versione che hai visto. Una modifica che cambia le finalità per cui hai dato un consenso ci porta a chiederti un nuovo consenso.

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