Informativa privacy: Call Center AI
Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Versione 1.1 · adottata da Fenix S.r.l. il 19/10/2026 e aggiornata lo stesso giorno con la sede legale di Roma, soggetta a revisione legale · ultimo aggiornamento: 19/10/2026.
Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali nel servizio di centralino con assistente vocale Call Center AI, uno dei nostri servizi:
- nell'area clienti e nel pannello del servizio: i dati delle persone che hanno un account (titolari e collaboratori delle aziende clienti) e i dati dei contratti;
- nelle chiamate ai numeri di Fenix: quando telefoni a un numero di Fenix e ti risponde l'assistente vocale.
Quando l'assistente risponde o chiama per conto di un'azienda cliente, il titolare dei dati di chi telefona o viene chiamato è quell'azienda, e vale l'informativa dell'azienda, che l'assistente cita all'inizio della chiamata: Fenix tratta quei dati solo per conto dell'azienda, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), secondo il contratto e la nomina firmati con lei. Per esercitare i tuoi diritti su quelle chiamate rivolgiti all'azienda che hai chiamato o che ti ha chiamato; se scrivi a noi, inoltriamo la richiesta.
Le chiamate e le email commerciali di Fenix sui propri servizi sono descritte nell'informativa «richieste di contatto, chiamate ed email commerciali»; le richieste di assistenza nell'informativa «richieste di assistenza». Le trovi entrambe nella pagina Documenti legali di questo sito.
1. Chi è il titolare del trattamento
FENIX S.R.L. («Fenix S.r.l.», «Fenix», «noi»), società con unico socio, con sede legale in Via Casilina - Porta Maggiore 3, 00182 Roma (RM), Italia, codice fiscale e partita IVA 03097500601, iscritta al Registro delle Imprese di Roma, REA RM-1775511, PEC fenix_software_labs@legalmail.it, sito www.fenixsoftwarelabs.com, in persona dell'Amministratore Unico e legale rappresentante Santo Baldassarre.
Per qualsiasi domanda sulla privacy o per esercitare i tuoi diritti scrivi a support@byfenix.it (indica «Privacy» nell'oggetto); per comunicazioni formali puoi usare la PEC fenix_software_labs@legalmail.it. Chi ha un account può anche aprire una richiesta da Impostazioni › Privacy e dati dell'area clienti.
Fenix non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO): la valutazione prevista dall'art. 37 GDPR è documentata nel registro dei trattamenti e viene ripetuta quando l'attività cambia.
2. Quali dati trattiamo
Area clienti e pannello
- Account: nome, email, ruolo nell'azienda e permessi, lingua e foto del profilo se la carichi. L'accesso avviene con un codice monouso inviato per email o, se lo scegli, con l'account Google; registriamo le sessioni attive (con indirizzo IP e programma usato) e i tentativi di accesso.
- Azienda e contratto: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, sede, PEC e codice destinatario; piano, abbonamento, consumi e fatture; i contratti preparati per l'azienda, con nome, ruolo e società di chi li accetta o li firma, data e ora, indirizzo IP e programma usato al momento dell'accettazione o della firma.
- Registro delle operazioni: chi ha fatto che cosa e quando nell'area clienti e nel pannello (per esempio una modifica alle impostazioni o un invito), con l'indirizzo IP.
- Richieste privacy aperte dall'area clienti e loro esito.
Chiamate ai numeri di Fenix
- il tuo numero di telefono e quello chiamato;
- la tua voce, elaborata mentre parli per capire la richiesta e rispondere;
- la trascrizione e il riassunto della chiamata, l'esito, gli eventuali messaggi, richiami e appuntamenti che chiedi;
- la registrazione audio, solo se attiva: in quel caso l'assistente lo dice all'inizio della chiamata;
- quello che decidi di dire durante la chiamata. Non comunicare dati sulla salute, dati di pagamento o dati di altre persone che non servono alla tua richiesta.
3. Perché li trattiamo e su quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Creare e gestire gli account, far funzionare il servizio, dare assistenza ai clienti | Esecuzione del contratto con l'azienda cliente (art. 6.1.b GDPR); per i collaboratori dell'azienda, il nostro legittimo interesse e quello dell'azienda a far usare il servizio alle persone che indica (art. 6.1.f) |
| Fatturare, incassare, rispettare gli obblighi contabili e fiscali | Contratto e obbligo di legge (art. 6.1.b e 6.1.c) |
| Preparare, far firmare e conservare i contratti, renderli consultabili nell'area clienti, provare la loro conclusione | Contratto, obblighi civilistici e legittimo interesse a provare la conclusione del contratto e a difendersi in giudizio (art. 6.1.b, 6.1.c e 6.1.f) |
| Proteggere gli accessi, tenere il registro delle operazioni, prevenire abusi | Legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi e obbligo di sicurezza (artt. 6.1.f e 32) |
| Rispondere alle chiamate ai numeri di Fenix, gestire la richiesta, richiamarti o fissare un appuntamento se lo chiedi | Misure precontrattuali o contratto, se sei o vuoi diventare cliente (art. 6.1.b); negli altri casi il nostro legittimo interesse a rispondere a chi ci chiama (art. 6.1.f) |
| Registrare l'audio della chiamata, quando è attivo e annunciato, per verificare la qualità e il contenuto delle richieste | Legittimo interesse (art. 6.1.f); puoi opporti in qualsiasi momento, anche durante la chiamata |
| Conservare copie di sicurezza (backup) per ripristinare il servizio dopo un guasto | Legittimo interesse alla continuità del servizio e obbligo di sicurezza (artt. 6.1.f e 32) |
Non usiamo questi dati per inviarti pubblicità e non li vendiamo.
4. Sei obbligato a darci i dati?
I dati dell'account e quelli richiesti per il contratto sono necessari: senza non possiamo attivare né erogare il servizio. In una chiamata decidi tu che cosa dire; senza i dati minimi (per esempio un recapito per richiamarti) non possiamo dare seguito alla richiesta.
5. L'assistente vocale e l'intelligenza artificiale
Alle chiamate risponde un assistente vocale basato sull'intelligenza artificiale, e lo dice all'inizio della chiamata (Reg. UE 2024/1689, art. 50). Puoi chiedere in qualsiasi momento di parlare con una persona o di essere richiamato. L'assistente non prende decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o effetti analoghi su di te (art. 22 GDPR): raccoglie la richiesta, che poi gestiamo noi.
6. Chi può vedere i dati
- Il personale di Fenix autorizzato, ciascuno solo per i compiti che svolge (assistenza, amministrazione, sicurezza).
- Le persone della tua azienda con un account, secondo i permessi che il titolare dell'account assegna.
- I fornitori che ci aiutano a erogare il servizio, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR): hosting dei server (Hostinger, data center nell'Unione europea); linee telefoniche (DIDWW, Twilio); riconoscimento e sintesi della voce (ElevenLabs); modelli linguistici per comprendere la richiesta e preparare il riassunto (OpenRouter e i fornitori dei modelli che raggiunge, con conservazione zero dei dati richiesta; OpenAI come motore di riserva); posta elettronica (Zoho, data center nell'Unione europea); copie di sicurezza cifrate (Amazon Web Services, regione di Francoforte); Google, solo se l'azienda collega l'accesso con Google o Google Calendar.
- Stripe, per abbonamenti e pagamenti, che per alcuni trattamenti agisce come titolare autonomo secondo le proprie condizioni.
- Autorità pubbliche, solo quando la legge lo impone.
L'elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta.
7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
I dati sono conservati su server nell'Unione europea. Per la voce e per i modelli linguistici alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti o appartengono a gruppi con sede negli Stati Uniti: in quei casi il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR (decisione di adeguatezza UE-USA «Data Privacy Framework» per le società certificate, oppure clausole contrattuali tipo della Commissione europea). Le copie di sicurezza esterne sono cifrate prima di uscire dal nostro server e il fornitore non può leggerle.
8. Per quanto tempo conserviamo i dati
Per le chiamate ai numeri di Fenix valgono i tempi predefiniti del servizio, gli stessi predefiniti per le aziende clienti. Allo scadere i dati vengono cancellati o resi anonimi in automatico, con un controllo ogni ora; restano solo durate e conteggi che non riguardano più una persona.
| Dato | Conservazione | Da quando si conta |
|---|---|---|
| Account | Per la durata del rapporto con l'azienda; dopo la chiusura, solo per il tempo necessario a chiudere fatturazione e richieste aperte | Dalla chiusura dell'account |
| Codici di accesso inviati per email | 10 minuti, utilizzabili una volta sola | Dall'invio |
| Sessioni di accesso | Fino alla scadenza della sessione o all'uscita | Dall'accesso |
| Registro delle operazioni | 12 mesi | Da ciascuna operazione |
| Tentativi di accesso falliti e altri eventi di sicurezza | 12 mesi | Da ciascun evento |
| Contratti, prove di accettazione e firma, fatture | 10 anni (artt. 2220 e 2946 del Codice civile) | Dalla cessazione del rapporto |
| Trascrizione integrale della chiamata | 30 giorni | Dalla chiamata |
| Registrazione audio, se attiva | 90 giorni | Dalla chiamata |
| Riassunto della chiamata | 12 mesi | Dalla chiamata |
| Numero di chi chiama, collegato alla chiamata | 12 mesi; 90 giorni se la chiamata non ha contenuto | Dalla chiamata |
| Valutazioni della chiamata (soddisfazione, interesse) | 90 giorni | Dalla chiamata |
| Scheda di chi chiama (nome e note raccolte nelle chiamate) | 12 mesi | Dall'ultimo contatto |
| Messaggi lasciati all'assistente | 6 mesi se letti, 12 mesi se mai letti | Dalla lettura, oppure dalla ricezione se mai letti |
| Appuntamenti | 12 mesi | Dalla data dell'appuntamento |
| Richiami | 90 giorni | Dalla chiusura del richiamo |
| Testo delle email inviate (notifiche, riepiloghi, codici) | 30 giorni | Dall'invio |
| Registro delle chiamate filtrate o annunciate (numero, motivo, esito) | 30 giorni | Dalla chiamata |
| Richieste al Centro supporto dell'area clienti | Allegati 90 giorni; testo 365 giorni, poi oscurato | Dalla chiusura o risoluzione della richiesta |
| Copie di sicurezza | 14 giorni, senza le registrazioni audio: fino ad allora possono contenere dati già cancellati, usati solo per un ripristino | Da ciascuna copia |
9. I tuoi diritti
Puoi chiederci in ogni momento di: accedere ai tuoi dati e averne copia (art. 15), correggerli (art. 16), cancellarli (art. 17), limitarne il trattamento (art. 18), riceverli in formato strutturato (art. 20, per i dati trattati in base al contratto), opporti ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse (art. 21), compresa la registrazione delle chiamate. Scrivi a support@byfenix.it (oggetto «Privacy»), alla PEC fenix_software_labs@legalmail.it o, se hai un account, apri una richiesta da Impostazioni › Privacy e dati: rispondiamo entro un mese.
Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità del paese UE in cui vivi o lavori.
10. Cookie e memoria del browser
L'area clienti e il pannello usano solo cookie tecnici necessari: la sessione di accesso e la protezione dei moduli dalle richieste contraffatte. Non usano strumenti di analisi o di pubblicità. Sono strumenti necessari al servizio che hai chiesto (art. 122 del Codice privacy) e non richiedono consenso.
11. Modifiche
Se cambiamo questa informativa pubblichiamo la nuova versione a questo indirizzo con la data di aggiornamento.