Informativa privacy: richieste di assistenza
Informativa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Versione 1.1 · adottata dal titolare il 16/10/2026 e aggiornata il 19/10/2026 con la sede legale di Roma, in attesa di revisione del legale · ultimo aggiornamento: 19/10/2026.
Questa informativa spiega come trattiamo i tuoi dati quando chiedi assistenza per i nostri servizi: con il modulo online, con il link personale che ricevi via email o rispondendo alle nostre email di assistenza.
1. Chi è il titolare del trattamento
FENIX S.R.L. («Fenix S.r.l.», «Fenix», «noi»), società con unico socio, con sede legale in Via Casilina - Porta Maggiore 3, 00182 Roma (RM), Italia, codice fiscale e partita IVA 03097500601, iscritta al Registro delle Imprese di Roma, REA RM-1775511, PEC fenix_software_labs@legalmail.it, sito www.fenixsoftwarelabs.com, in persona dell'Amministratore Unico e legale rappresentante Santo Baldassarre.
Per qualsiasi domanda sulla privacy o per esercitare i tuoi diritti scrivi a support@byfenix.it (indica «Privacy» nell'oggetto); per comunicazioni formali puoi usare la PEC fenix_software_labs@legalmail.it.
Fenix non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO): la valutazione prevista dall'art. 37 GDPR è documentata nel registro dei trattamenti e viene ripetuta quando l'attività cambia.
2. Quali dati trattiamo
- Dati che ci dai tu: nome e cognome, indirizzo email, oggetto e descrizione del problema, un riferimento facoltativo (numero di licenza o di ordine) e i messaggi che scrivi dopo, anche rispondendo alle nostre email.
- Dati tecnici: per proteggere il modulo dagli abusi usiamo l'indirizzo IP solo in forma di impronta crittografica, per contare gli invii; queste impronte si cancellano da sole entro due giorni. Quando rispondi via email registriamo l'esito dei controlli di autenticità del messaggio (SPF, DKIM, DMARC). I server registrano anche dati tecnici di connessione nei log, che vengono sovrascritti a rotazione.
Gli allegati delle email non vengono letti né conservati nella richiesta.
Non inserire nella richiesta dati sulla salute, password, dati di carte di pagamento o dati di altre persone che non siano necessari: non servono per darti assistenza.
3. Perché li trattiamo e su quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Ricevere la richiesta, risponderti, tenerti aggiornato (email di ricevuta, risposte, cambio di stato) e chiudere la richiesta | Se sei nostro cliente: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR). Negli altri casi: il nostro legittimo interesse a rispondere a chi ci contatta (art. 6.1.f) |
| Proteggere il modulo e la casella di assistenza da abusi e invii automatici (limiti, controlli antispam, verifica del mittente) | Legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi (art. 6.1.f) |
| Conservare copie di sicurezza (backup) per ripristinare il servizio dopo un guasto | Legittimo interesse alla continuità del servizio e obbligo di sicurezza (artt. 6.1.f e 32) |
| Difendere un nostro diritto in caso di contestazione | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
Non usiamo i dati dell'assistenza per inviarti pubblicità, né per profilarti.
4. Sei obbligato a darci i dati?
Nome, email, oggetto e descrizione sono necessari: senza non possiamo gestire la richiesta né risponderti. Il riferimento è facoltativo. La casella «Ho letto l'informativa» conferma solo che ti abbiamo informato: non è un consenso e non ti iscrive a nessuna comunicazione.
5. Chi può vedere i dati
- Il personale di Fenix autorizzato all'assistenza per i nostri servizi, ciascuno solo per i servizi che segue.
- I fornitori che ci aiutano a erogare il servizio, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR): hosting dei server (Hostinger, data center nell'Unione europea), posta elettronica (Zoho, data center nell'Unione europea), copie di sicurezza cifrate (Amazon Web Services, regione di Francoforte). L'elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta.
- Autorità pubbliche, solo quando la legge lo impone.
Non vendiamo né cediamo i dati a terzi per loro finalità.
6. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
I dati sono conservati su server nell'Unione europea. Alcuni fornitori appartengono a gruppi con sede fuori dall'UE: un accesso da paesi terzi è possibile solo in casi limitati (per esempio assistenza tecnica) e con le garanzie previste dal GDPR (decisione di adeguatezza UE-USA «Data Privacy Framework» per le società certificate, oppure clausole contrattuali tipo della Commissione europea). Le copie di sicurezza esterne sono cifrate prima di uscire dal nostro server e il fornitore non può leggerle.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Dato | Conservazione |
|---|---|
| Richiesta e messaggi | Fino alla chiusura della richiesta. Una richiesta risolta, o in attesa di una tua risposta, senza novità per 30 giorni si chiude da sola. 365 giorni dopo la chiusura nome, email, oggetto e messaggi vengono cancellati; resta solo un numero di riferimento senza dati personali. |
| Link personale alla richiesta | Smette di funzionare quando la richiesta viene cancellata o quando lo revochiamo |
| Testo delle email che ti inviamo | Cancellato appena l'email è consegnata; restano per 90 giorni destinatario, data ed esito dell'invio |
| Impronte dell'IP per i limiti anti-abuso | Al massimo 2 giorni |
| Copie di sicurezza | I dati cancellati possono restare nelle copie di sicurezza cifrate fino alla loro scadenza naturale, senza essere usati se non per un ripristino: circa 120 giorni per la copia esterna (90 giorni più 30 per le versioni precedenti), 6 mesi per le copie mensili sul server e per le copie manuali o di rilascio |
8. I tuoi diritti
Puoi chiederci in ogni momento di: accedere ai tuoi dati e averne copia (art. 15), correggerli (art. 16), cancellarli (art. 17), limitarne il trattamento (art. 18), riceverli in formato strutturato (art. 20, per i dati trattati in base al contratto), opporti ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse (art. 21). Scrivi a support@byfenix.it (oggetto «Privacy») o alla PEC fenix_software_labs@legalmail.it: rispondiamo entro un mese.
Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità del paese UE in cui vivi o lavori.
9. Decisioni automatizzate
Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o effetti analoghi su di te (art. 22 GDPR).
10. Cookie e memoria del browser
La pagina di assistenza non usa cookie e non contiene strumenti di analisi o di pubblicità. Per farti seguire la richiesta conserva il codice del tuo link personale nella memoria della scheda del browser (sessionStorage), che si svuota quando chiudi la scheda: è uno strumento tecnico necessario al servizio che hai chiesto (art. 122 del Codice privacy) e non richiede consenso.
11. Modifiche
Se cambiamo questa informativa pubblichiamo la nuova versione a questo indirizzo con la data di aggiornamento.